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        公司文件柜管理規定---范本

        文件柜管理規定

        1 目的

        為規范文件、資料的管理,防止文件、資料的丟失,提高工作效率,特制定本規定。

        2 適用范圍

        公司各部門文件柜、資料柜、墻柜等

        3 細則

        3.1 各部門必須按規定流程申請文件柜的購買,充分利用文件柜的空間,現場不得擺放多余文件柜和利用率低的文件柜,否則工業工程科將強制收回。專人負責管理。一般情況下,只要部門的一個人來管理文件柜就行,因為文件的放置和歸檔也是只有他最清楚,你想啊,如果幾個人同時管理的話,文件存取然后再 放置的習慣和規則不一樣,自然就會亂套的,再有就是,新文件和用過的文件要及時的整理

        3.2 文件柜必須定置擺放,文件柜內的物品也必須分類并定置擺放。

        3.3做好文件柜的標示:

        文件柜表面貼標簽,標簽一律貼在門的左上角;

        ②文件柜內貼有“物品清單”,“物品清單”一律貼在門的左上角。

        3.4 文件柜內物品必須按“物品清單”擺放整齊,不允許混亂擺放。

        3.5 文件柜內資料必須編號,分類擺放,在資料夾上必須畫上斜的“行跡線”(一律用“藍線”)。

        3.6 文件必須裝在文件夾內,文件夾必須有文件目錄及編號。

        3.7 文件柜表面及柜內保持干凈,無油污、無臟物、無垃圾等。

        3.8 文件柜損壞,或鑰匙丟失,按規定程序申報維修,不得擅自撬文件柜;故意損壞的,按價賠償。

        3.9 各部門(單位)必須建立文件柜管理臺賬。

        3.10 每部門必須每月月末組織對文件柜進行自查,將自查結果報工業工程科。

        4.文件的存放原則

        1.文件柜要充足,完善設備很重要。除了少數保管絕密文件的之外,盡量用玻璃門的文件柜,文件夾都用書脊上可以做標識的找文件就可以一目了然。

        2.  只有資料管理員可以存取文件,制度、習慣很重要。他人不讓插手,否則就亂套了有時間多整理,新文件和用過的文件及時整理。

        3. 每個大類下面再分多個小類。每個大類可以占用多個文件柜,所有文件分為三個大類。但每個文件柜不可放入不同大類的文件。每個小類可以占用多個文件夾,但是每個文件夾不可放入不同小類的文件。

        5文件分類原則

        1.第一個大類是公司管理相關類的文件。下面的小類包括:公司股東會有關的文件,公司董事會有關的文件,公司工商注冊有關的文件,公司稅務事務有關的文件,公司法律事務有關的文件,政府和各類主管部門的文件,公司各種規章制度,公司人力資源有關的文件,公司總部及各部門的發文備忘錄通知等按年度各占一個小類,每個供應商有關的文件占一個小類,公司各個地產項目的全套文件各占一個小類,等等

        2. 第二個大類是與銷售客戶有關的文件,其數量會很龐大,也要按每個項目,每個組團,每棟樓每個單元每個客戶,來分為小類。

        3.第三是大類是各種圖書雜志出版物等資料和印刷品,相對好管理一些。


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